Jacob Fleming

Spoločnosti, ktoré sa zaoberajú organizovaním podujatí, čelia pri rozširovaní svojej ponuky a rozširovaní svojej pôsobnosti rozsiahlym zmenám v procesoch. Tieto zmeny bez dostatočnej systémovej podpory spôsobujú znižovanie efektivity práce a pokles kvality poskytovaných služieb. Počas svojej existencie sme realizovali niekoľko riešení pre spoločnosti v tejto oblasti. Našim najrozsiahlejším projektom pre spoločnosť tohto druhu je systém pre nadnárodnú spoločnosť Jacob Fleming.

V spoločnosti Jacob Fleming pracovali zamestnanci hlavne s bežnými kancelárskymi aplikáciami a oddeleným/nezávislým ERP systémom. Tie im umožňovali evidovať informácie o jednotlivých obchodným prípadoch, ako aj o všetkých etapách životného cyklu realizovaných eventov. Problémom však bolo riadenie prístupu k týmto údajom, zdieľanie týchto údajov a sémantická nekonzistentnosť dát (rovnaké dáta boli uložené na rôznych miestach - napr. existovali dva záznamy telefónneho čísla spoločnosti Partner Soft u dvoch obchodníkov). Z týchto dát síce bolo možné generovať agregované štatistiky za jednotlivé tímy, ako aj za celú organizáciu, avšak tento proces bol neprimerane dlhý a mimoriadne náročný.

Existujúce (a používané) aplikácie začali byť bariérou v raste spoločnosti. Dáta nebolo možné aktualizovať tak, aby aktualizácie boli prístupné všetkým používateľom a nebolo možné získavať prínosy zo spolupráce viacerých zamestnancov. Neexistovali žiadne systémové bariéry, ktoré by zabraňovali prípadnému odcudzenie dát odchádzajúcimi zamestnancami. Navyšovali sa náklady spojené s reportovaním práce jednotlivých zamestnancov, čo spoločnosť stálo nemálo času zamestnancov, ktorý sa mohol využiť na získavanie nových potenciálnych zákazníkov. Neexistovali systémové prostriedky na zabezpečenie vysokého štandardu komunikácie zamestnancov so zákazníkmi (majitelia spoločnosti boli nútení spoliehať sa výlučne na schopnosti a úsudok svojich zamestnancov).

Preto sa majitelia rozhodli riešiť tieto (ale i ďalšie) problémy nasadením celopodnikového centralizovaného riešenia, ktorého hlavným prínosom bolo zvýšenie efektivity zamestnancov a využitie synergického efektu zo zdieľania a aktualizácie dát, ako kľúčovej zložky marketingových a predajných aktivít.

Naše riešenie zabezpečilo jedinečnosť údajov zo všetkých fáz realizačného procesu (napr. existuje už iba jedno telefónne číslo spoločnosti Partner Soft a ak ho ktokoľvek aktualizuje, nové číslo je automaticky sprístupnené všetkým oprávneným používateľom). Náš systém „Event management“ umožňuje definovať viacero systémových rolí a týmto roliam priraďovať exaktné prístupy pre jednotlivé údaje. Súčasťou je aj automatizované upozorňovanie používateľov na základe nastavených podmienok (napr. nezabudnúť fakturovať). Systém „Event management“ podporuje existujúce procesy a umožňuje systematizovať prácu zamestnancov na všetkých pozíciách v spoločnosti. Súčasťou riešenia sa stal aj plne integrovaný emailový klient, ktorý umožňuje využívanie šablón emailov pre štandardizovanie emailovej komunikácie. Štandardizáciu komunikácie podporuje aj automatizovaný generátor reklamných materiálov, ktorý z existujúcich dát jednoduchým spôsobom vygeneruje tlačoviny v pdf formáte. Samozrejmosťou je aj report-nástroj, ktorým ponúka manažérom vždy aktuálne informácie pre ich rozhodnutia a šetrí čas zamestnancov (ktorí už nemusia prácne vyplňovať excelovské formuláre). A aby sa zabránilo potenciálnej strate informácií, náš systém vždy a všade eviduje všetky zmeny vykonané v dátach a umožňuje oprávneným používateľom nahliadnuť do histórie zmien údajov (kto, kedy a akú zmenu vykonal).

Nasadením systému „Event management“ v spoločnosti Jacob Fleming sa podarilo zvýšiť počet obchodných príležitostí na jedného obchodníka o 40 %, čo je pri priemernej 10 % úspešnosti nárast o 4 % na tržbách. Súčasne sa podarilo znížiť náklady na prípravu marketingových materiálov a cenových ponúk pre jednotlivé eventy o viac ako 30 %. Systémová podpora umožnila aj skrátenie času realizácie obchodných prípadov o cca 10 %.