Webová aplikácia pre právnickú firmu na mieru.

Advokácia sa aj pod vplyvom legislatívnych zmien z roku 2003, keď sa na našom území povolilo zakladanie advokátskych spoločností mení z pôvodnej historickej povahy poradní, kde väčšinou pôsobil jeden advokát (alebo viacero popri sebe bez vyššieho stupňa integrácie) a získava viac podobu firmy s hierarchickou štruktúrou, rôznymi stupňami riadenia, rozvinutou klientelou. Rovnako tak sa zvyšuje intenzita používania informačných technológií, konkurenčné prostredie v podobe zvyšujúceho sa počtu advokátov a v dôsledku toho tlak na rýchle a precízne právne služby.

Advokátske kancelárie sú tak vystavované požiadavkám, aby v rovnakom čase poskytli právne služby väčšieho rozsahu alebo viacerým adresátom. Kapacita pre poskytovanie právnych služieb je vzhľadom na limitované schopnosti ľudského mozgu taktiež limitovaná. Poskytovanie právnych služieb však obsahuje nemalé percento administratívnych aktivít, ktoré sa pri vhodnom použití technológií dajú zjednodušiť a dá sa tak zvýšiť kapacita na poskytovanie samotných právnych služieb.

Rovnako, vo viacčlenných kanceláriách vzniká potreba vedenia presnejšej evidencie, rýchlejšieho riadenia, vyúčtovania honoráru a výdavkov, sledovania efektivity, spätnej kontroly a plánovania. Tieto aktivity si vyžadujú istý čas, niektoré z nich (napr. plánovanie alebo sledovanie efektivity) zasahujú mimo rámca práva do mikroekonómie, čo ešte zvyšuje požiadavky na čas.

Pri hodnotení existujúceho riešenia u zákazníka Nitschneider Novák s.r.o., sme zistili, že toto zavše uberá čas neúmerným vyžadovaním najrôznejších (aj marginálnych) informácií, obsahuje komplikované modely odvádzajúce pozornosť od základného účelu a vôbec neposkytuje všetok komfort, ktorý by mohol údaje v nich uložené poskytnúť.

Hlavnou zásadou prístupu informatizácie bola minimalizácia času tak na vkladanie informácií za čo najmenšieho počtu „klikov“ ako aj pri ich „vyberaní“ vo forme prehľadov/výstupov. Chceli nájsť zamestnanca a zmeniť mu napr. hodinovú sadzbu. Rovnako to chceli urobiť za čo najmenšieho počtu klikov. Najčastejším a najrozšírenejším úkonom je zápis odpracovaných hodín a ich priradenie k spisu a klientovi. Tento je premostením medzi riešením kauzy a jej odmeňovaním, je kľúčový pre ekonomický chod kancelárie. V tomto aspekte by malo byť užívateľské prostredie čo najpriaznivejšie. Slovami zákazníka „Stále mám pred očami zamestnancov v piatok zapisujúcich úkony za celý týždeň preklikávajúcich sa z okna do okna nekonečným zapisovaním“.

Po zistení stavu a konzultácii sme dospeli k záveru, že je nutné existujúci systém nahradiť modernejším a užívateľsky príjemnejším nástrojom ktorý bude zohľadňovať špecifiká právnickej praxe.

Software by tak mal pokrývať a automatizovať základné administratívne činnosti advokáta súvisiace s poskytovaním právnych služieb. Možno ich roztriediť do nasledujúcich oblastí, ktorým by mali prislúchať jeho funkčné moduly.

Spis

Ústredným motívom prečo ľudia vyhľadávajú advokátske služby je pomoc pri riešení zložitých situácií. Ústrednou „témou“ advokátskej kancelárie je tak Kauza/Spis, ktorýkoľvek advokát v danom čase rieši určitú veci pre určitú osobu – klienta. V prvom momente nemusí byť identifikovaná otázka „pre koho“, od začiatku je však jasné „čo“.

Kľúčovým problémom advokáta v súčasnej dobe a v snahe ušetriť čas pri riešení Kauzy je elektronická koncentrácia všetkých informácií a dokumentov z rôznych vstupov (pošta, e-mail, vytvorené dokumenty) do jedného „úložiska“. Rovnako je dôležitá otázka ďalšej možnosti práce s týmito dokumentmi a ich prípadné verzionovanie.

V rámci daného modulu je potrebná evidencia o honorári dohodnutom za riešenie/vyriešenie Kauzy. Za riešenie/vyriešenie Kauzy bude Klient musieť zaplatiť honorár. Otázku odmeny za poskytovanie právnych služieb rieši osobitne Vyhláška Ministerstva spravodlivosti SR, ktorá stanovuje základné typy odmeny. Umožňuje však aj iné dohodnutie odmeny.

Aplikácia by mala pri určovaní odmeny vychádzať z Vyhlášky, zachovávať určitú pružnosť v dohode o odmene umožnením úpravy jednotlivých typov (napr. poskytnutím zľavy alebo stanovením max. odmeny a pod). Model spisu by mal obsahovať aj doplnkové údaje potrebné tak z hľadiska odmeny ako aj budúceho sledovania ako napr. stanovenie predpokladaného (rozpočtovaného) času na vyriešenie Kauzy, stanovenie hodinového stropu, určenie „predplatených“ hodín a pod. Medzi tieto doplnkové údaje patrí aj typové delenie káuz (napr. sporové, nesporové, korporátne, rodinné, protimonopolné a pod.) prostredníctvom voliteľného číselníku, aby sa umožnil sektorový prehľad výnosnosti napr. rozvodov oproti protimonopolným veciam a pod.

Klient

Každý spis je potreba priradiť k určitému klientovi, každá kauza je riešená „pre niekoho“. Musí byť jasná osoba, ktorá pri riešení Kauzy udeľuje inštrukcie a ktorá platí honorár. Pre účely evidencie a následnej fakturácie je potrebné evidovať údaje o klientovi.

Zamestnanec

Na každej Kauze pre klienta pracuje vždy nejaký „človek“, zamestnanec alebo spolupracovník kancelárie. Software by mal vedieť umožniť pri prijatí nového zamestnanca vydefinovať ho, určiť mu prístupové/revízne práva, prípadne ho priradil do nejakej skupiny zamestnancov (koncipienti, advokáti, partneri, študenti)

Každý zamestnanec kancelárie podľa svojho zaradenia a skúseností má väčšinou pridelenú určitú hodinovú sadzbu, za ktorú sa jeho práca predáva klientovi. Rovnako každý zamestnanec kanceláriu „niečo stojí“, jeho zložka by tak mohla obsahovať údaj o jeho hodinovom náklade.

Úkony – činnosti

Advokát v daný moment uskutočňuje určité úkony pre určitú Kauzu/Spis. Nakoľko v priebehu dňa sa zväčša venuje viacerým Kauzám, ich vkladanie by malo byť jednoduché, prehľadné a automatizované. Aplikácia by mala obsahovať upravovateľný číselník typov úkonov, možnosť nastaviť určitý úkon ako apriori fakturovateľný/nefakturovateľný (prípadne fakturovateľný v nejakom zlomku/percente) a taktiež možnosť uviesť k danému úkonu vlastný popis pre lepšiu budúcu identifikáciu daného úkonu.

Výdavky

V súvislosti s prácou na kauze sa generujú výdavky (preklady, kolky, notárske overenia a pod), ktoré je potrebné sledovať. Je potrebné ich sledovať, taktiež deliť podľa typov. Základným rozdelovníkom v tomto prípade je to, či je výdavok prenositeľný na klienta alebo nie (čí sa týka spisu alebo réžie kancelárie). Iným príkladom rozdeľovania výdavkov je ich typ (súdny poplatok, pohonné hmoty, cestovné náklady, overenie podpisu a pod).

Výdavky neprenositeľné na klienta (réžijné) môžu tvoriť základ pre výpočet vyššie spomínaného hodinového nákladu jednotlivých zamestnancov.

Pošta

Aplikácia by mala umožniť evidenciu prišlej a odošlej pošty s previazaním na spis. Rovnako by mala zvládnuť priraďovať ku klientovi aj elektronickú poštu.

Fakturácia

Po vyriešení kauzy alebo v pravidelných intervaloch (podľa povahy kauzy) vzniká potreba vyúčtovania honoráru v podobe vystavenia faktúry. Pri jej zostavovaní je potrebné využiť všetky nazhromaždené údaje o spise, úkonoch, výdavkoch. Aplikácia by mohla obsahovať niekoľko typov faktúr (jednoduchú, so špecifikáciou) ako aj základné jazykové mutácie (angličtina, nemčina).

Prehľady

Aplikácia umožňuje zhodnotenie vkladaných údajov  a tvorbu prehľadov pre spätnú kontrolu, plánovanie a sledovanie efektivity. Základná verziaobsahuje istý počet prehľadov (cca 10 – 15) sledujúcich napr.:

 Zoznam vystavených faktúr za obdobie s podrobnými údajmi (honorár ,výdavky bez DPH, výdavky s DPH, základ dane, DPH, splatnosť, zaplatená)

 Zoznam odpracovaných hodín s rozdelením na fakturovateľné a nefakturovateľné s kritériom podľa klienta/ov, spisu/ov, zamestnaca

Zoznam odpracovaných hodín (fakturovateľných aj nefakturovateľných) zamestnanca v porovnaní s jeho hodinovými nákladmi

Zoznam odpracovaných hodín na jednotlivom spise s uvedením sumy, ktorá bola zaň fakturovaná a sumy hodinových nákladov zamestnancov, ktorí sa na ňom podielali.

Zoznam odpracovaných hodín/výdavkov za obdobie a označenie, ktoré boli zahrnuté do faktúry a ktoré ešte nie

Zoznam (ranking) zamestnancov roztriedený podľa kritéria počtu fakturovateľných hodín

Zoznam (ranking) zamestnancov s najviac revidovanými (opravovanými) hodinami (napr. zamestnanec zapíše za úkon 5 hodín, nadriadený ich „škrtne“ na 2 hodiny)

Zoznam káuz „pro bono“ a hodín na nich strávených, ktoré sa nakoniec nefakturovali s vyjadrením hodinových nákladov zamestnancov, ktorí na nich pracovali.

integrácia

Cieľom, ako bolo spomenuté, nie je nahradenie alebo suplovanie iných štandardizovaných aplikácií (napr. Outlook – kontakty, Outlook – kalendár), čo by aplikáciu len zneprehľadnilo, ale ich prípadné využitie/prepojenie (ak je to technicky možné a nevyžaduje to zvýšené náklady).

Náš systém rieši všetky popisované starosti. Umožní vám efektívnejšie využívať svoj čas a venovať sa práci, ktorá vás baví teda minimalizovať čas rutinnej práce. Pomocou prehľadných zostáv v našom systéme viete jednoducho sledovať ako funguje Vaša kancelária ako aj efektivitu jednotlivcov.