Ako si správne vybrať softvér pre firmu?

Pokúsime sa priblížiť problematike výberu softvéru a na základe našich skúsenosti vám poradiť ako postupovať.

Zaoberáme sa vývojovom softvéru na mieru od roku 1997 a postupujeme vždy od analýzy až po implementáciu a podporu. Zo skúsenosti vieme, že prvým krokom k vytvoreniu úspešného riešenia je pochopiť klientov súčasný biznis proces.

Práve pochopenie súčasného biznis procesu nám umožňuje navrhnúť a naplánovať ten budúci s informačným systémom. Začneme preto analýzou súčasného stavu a ukážeme vám aj ako postupovať pri návrhu procesov s podporou informačného systému na konkrétnom príklade.

Ako postupovať pri analýze súčasného biznis procesu ?

Biznis proces predstavuje súbor jednotlivých aktivít, ktoré vedú k dosahovaniu cieľov podnikania. Skúsme si jednotlivé aktivity biznis procesu zaznamenať do ucelených celkov a pripísať k nim úlohy, ktoré musíme v rámci aktivity plniť.

Príklad:

V tabuľke môžete vidieť ako vyzerá analýza súčasného biznis procesu jednej aktivity a jednej úlohy.

V ďalšej fáze identifikácie problémov pri plnení úloh odporúčame začať otvorenými otázkami.

Napríklad:

• Musia moji zamestnanci zadávať rovnaké alebo podobné údaje na viacerých miestach ?
• Koľko ľudí sa snaží vykonať jednu opakovanú úlohu, denne, týždenne, mesačne ?
• Koľko času im to v priemere trvá ?
• Ako viem identifikovať prípadné chyby?
• Aké problémy a chyby vznikajú pri plnení úloh ?
• Ako prebiehajú aktualizácie ? a pod.

Výstup môže vyzerať napríklad takto:

Na základe výstupu vieme vyhodnotiť problémy pri plnení úloh. V našom prípade:

Plnenie jednej a tej istej úlohy viackrát:

• vyžaduje veľký počet zamestnancov,
• zaberá veľa potrebného času na plnenie úlohy,
• spôsobuje vysokú chybovosť a s tým spojený čas na opravu chyby,
• aktualizácie sa vykonávajú manuálne v každej prezentácií zvlášť.

V ďalšej fáze sa snažíme hľadať priestor pre zlepšenie. Znamená to vedieť si stanoviť čo chceme v budúcom biznis procese dosiahnuť. Chápme to ako redizajn súčasných biznis procesov s cieľom zlepšiť naše podnikanie.

V našom budúcom biznis procese chceme dosiahnuť:

Odstrániť plnenie jednej a tej istej úlohy viackrát a tým:

• znížiť počet zamestnancov ktorí ju musia vykonávať,
• skrátiť potrebný čas na plnenie úlohy,
• optimalizovať chybovosť pri plnení úlohy,
• zamedziť manuálnemu vykonávaniu aktualizácií.

Hľadáme spôsob ako plniť jednu a tú istú úlohu efektívne, iba raz. Zadávame požiadavku pre informačný systém.

Požiadavka pre informačný systém

Naša požiadavka: Automatizácia plnenia jednej úlohy viackrát (to čo chceme softvérom dosiahnuť):

• možnosť hromadného zadávania do všetkých, alebo navolených prezentácií
• možnosť hromadných úprav dokumentu vo všetkých, alebo navolených prezentáciách
• možnosť hromadného vymazania dokumentu zo všetkých, alebo navolených prezentácií
• automatizácia aktualizácií

(v odrážkach – to aké funkcie vyžadujeme od softvéru)

Na základe našej predstavy o budúcom biznis procese a požiadaviek pre informačný systém vieme čo chceme softvérovým riešením dosiahnuť a aké má mať funkcie.

Hľadáme softvérové riešenie podľa funkcií, ktoré požadujeme. Náš proces je špecifický a preto sa rozhodujeme pre softvér na mieru (ktorý nám umožňuje funkcionalitu prispôsobiť naším potrebám) a nie pre hotové softvérové riešenie aktuálne dostupné na trhu.

Redizajn biznis procesu so zapracovaním informačného systému

Príklad, ktorý uvádzame vychádza z projektu, ktorý sme realizovali a je len jednou súčasťou riešenia. Celé riešenie, ktoré sme navrhli funguje na báze dvoch aplikácií a to Administračnej a Prezentačnej. Prostredníctvom administračnej aplikácie sa upravuje a spravuje obsah prezentácie. Na základe nastavení v administračnej aplikácií sa následne zobrazuje aktualizovaná prezentačná aplikácia (zobrazuje jednotlivé prezentácie) na zariadeniach vo výrobných halách.

Zhodnotenie výstupu:

V tabuľke vidíme, že so zapracovaním informačného systému ktorý vyriešil plnenie jednej a tej istej úlohy viackrát  sme :

• znížili potrebu zamestnancov na vykonávanie úlohy o 40%
• znížili čas na vykonávanie úlohy o 40%
• znížili čas potrebný na dohľadávanie a opravy chýb vykonaných zamestnancom o 90%
• odstránili potrebu manuálnych aktualizácií

Záver

Na príklade sme si ukázali ako postupovať pri výbere informačného systému. Prešli sme od:

• analýzy súčasného biznis procesu,
• identifikovania problémov pri plnení úloh,
• utvorili sme si predstavu budúceho biznis procesu,
• vytvorili sme požiadavky pre informačný systém,
• zapracovali sme informačný systém do nášho budúceho biznis procesu.

Ukázali sme si postup ako si správne vybrať softvérové riešenie na konkrétnom príklade. Samozrejme každá firma má iné procesy a postupy a každej môže vyhovovať iné softvérové riešenie. Čo je vhodné pre jednu firmu, pre inú byť nemusí. Na čo sa teda zamerať pri rozhodovaní ?

Čo musí firma zohľadniť pri voľbe softvérového riešenia?

Pri výbere vhodného softvérového riešenia pre firmu je dôležité určiť čo chceme softvérom dosiahnuť. Po analýze súčasného stavu určujeme čo chceme v budúcom biznis procese docieliť a od toho sa odvíjajú požiadavky na informačný systém.

Ak sú naše podnikové procesy a postupy podobné iným firmám, je pravdepodobné, že budeme mať aj podobné požiadavky na informačný systém.  V tom prípade môžeme nájsť na trhu univerzálny hotový softvér s potrebnou funkcionalitou (napríklad softvér pre účtovné firmy).

Ak sú, ale naše požiadavky na informačný systém špecifické, tak ako v našom príklade, potrebujeme softvér na mieru. Softvér na mieru zahŕňa vlastné funkcie v závislosti od našich potrieb. Je to vlastný nástroj firmy, ktorý je plne prispôsobený procesom a potrebám firmy.

Pri rozhodovaní medzi hotovým softvérovým riešením a softvérom na mieru je dôležité si uvedomiť, že hotový softvér je štandardizovaným riešením a ponúka podporu štandardným firemným procesom. Ak aj sme firma so štandardnými procesmi, ale chceme sa odlišovať od ostatných firiem, tak nám túto konkurenčnú výhodu hotový softvér neposkytne.  Preto v budúcom biznis procese musíme zohľadniť i rast a smerovanie našej firmy a to či sa chceme odlíšiť od konkurencie.

Ďalším dôležitým faktorom pri našom rozhodovaní je čas. Vývoj softvéru na mieru je časovo náročnejší ako hotové softvérové riešenie. Musíme si zvážiť či tento čas máme, alebo potrebujeme softvérové riešenie ihneď.

Je dôležité prepočítať koľko nás bude softvér stáť (počiatočná investícia, údržba, aktualizácie). Žiadny softvér nie je jedno rázovou investíciou a každé riešenie má svoje výhody a nevýhody. Pri vývoji softvéru na mieru je počiatočná investícia vyššia. Avšak pri rozširovaní a dopĺňaní funkcií sa môže z dlhodobého hľadiska oplatiť viac. Softvér vyvinutý na mieru našou spoločnosťou, je vaše vlastníctvo a nie ste limitovaný licenčnými podmienkami. Hotový softvér nevlastníte, platíte paušálne, zvyčajne podľa licencií a na základe jednotlivých používateľov. Ak vaša spoločnosť rastie a vy máte viac zamestnancov, rastú aj náklady na softvér. Hrozí aj riziko, že spoločnosť softvér prestane vyvíjať, alebo nie ste schopní mesačne platiť a keďže softvér nevlastníte, nemáte nič.

Pred rozhodnutím je potrebné si zvážiť všetky výhody a nevýhody softvérových riešení a na základe vašich potrieb a možností sa správne rozhodnúť. Firma môže fungovať aj na základe kombinácie vlastných nástrojov a hotových riešení. Je to Vaša voľba.

Krátke zhrnutie toho ako pri výbere softvéru pre firmu postupovať a na čo sa zamerať.

To čo môže firma bez akýchkoľvek IT skúsenosti vykonať je analýza súčasného biznis procesu, identifikácia problémov a priestoru pre zlepšenie a utvorenie predstavy o budúcom procese s podporou informačných technológií.

V rámci budúceho biznis procesu je dôležité zhodnotiť :

• čo chceme softvérom dosiahnuť
• v akom časovom horizonte to chceme dosiahnuť
• akú cenu sme ochotní za softvér zaplatiť

Na základe výstupov vyhodnocujeme akú funkcionalitu potrebuje softvérové riešenie (špecifickú či štandardizovanú). Rozhodujeme sa medzi softvérom na mieru, hotovým softvérom, alebo ich kombináciou. Prehodnocujeme pri tom všetky výhody a nevýhody softvérových riešení, finančné a časové možnosti našej firmy.

Ak je firma schopná, alebo má vlastné IT oddelenie, vytvára model budúceho biznis procesu so zapracovaním softvérového riešenia. Tvorí redizajn súčasných procesov firmy kde softvérové riešenie predstavuje zlepšenie podnikania.

Veríme, že sme vám pomohli zorientovať sa v postupe pri výbere vhodného softvérového riešenia pre vašu firmu. Ak sú, ale procesy vášho biznisu špecifické a nemáte jasnú predstavu ako do nich zapracovať informačný systém, neváhajte nás kontaktovať. Radi Vám v Partner Softe pomôžeme a spoločnou komunikáciou sa pokúsime nájsť vhodné riešenie.