Prečo každá firma potrebuje softvér?

V akejkoľvek firme je proces, či súbor aktivít, ktoré treba vykonať za účelom dosiahnutia cieľa.  Nech už si so slovom firma spájame podnikateľskú činnosť jednej osoby, malej, strednej firmy či korporácie – spoločné je, že každá podnikateľská činnosť má svoje procesy a postupy. Firmy dosahujú vyššiu efektivitu prostredníctvom optimalizovania týchto procesov. Jedným s nástrojov ako procesy optimalizovať je ich čiastočná alebo úplná automatizácia a riadenie pomocou softvérových riešení.  

Uvedieme si zopár dôvodov ako softvér zlepšuje proces vykonávania podnikových aktivít a robí ich efektívnejšími, rýchlejšími a spoľahlivejšími.

Automatizácia, efektivita, čas

Ako sme uviedli, obchodné procesy a postupy zahŕňajú množstvo aktivít rôzneho charakteru. Niektoré sú rutinné, robíte ich na dennej báze a iné zas špecifické v závislosti od charakteru podnikania. Predstavte si napríklad vaše každodenné činnosti a spočítajte, koľko času vám v priemere zaberú a koľko pozornosti vás stoja. Môže sa to zdať, že denne nad nimi netrávite veľa času a energie, ale preveďte si tieto údaje do dlhodobejšieho časového horizontu. A práve tu vzniká priestor pre softvérové riešenie – automatizované aplikačné programy, ktoré vám pomôžu pri vykonávaní každodenných časovo náročných úloh. Podnikový informačný systém udrží váš pracovný postup stabilný a stráži časové závislosti jednotlivých úloh. Automatizácia týchto úloh šetrí čas a vy sa zatiaľ môžete zamerať viac na svoje podnikanie. Veď, ktorý vlastník firmy nechce zvýšiť efektívnosť svojich operácií ?

Redukovanie ľudských chýb

Automatizácia úloh má aj ďalšie výhody ako je redukcia ľudských chýb. Keď vaše podnikanie funguje prevažne manuálne, šance na chybu spôsobenú pracovníkom sú oveľa vyššie. Nehovoriac o tom, že zaťažujú vás aj vašich zamestnancov a spätné dohľadávanie a oprava chyby zaberá opäť čas a energiu.  

Prehľad a lepšie riadenie podnikových aktivít

Pozrite sa v kancelárií okolo seba, koľko papiera vidíte? Ak veľa, vedzte, že vás ten papier spomaľuje. Uveďme si jednoduchý príklad. Získanie papiera z kartotéky môže trvať napríklad 15 minút. Ak je to činnosť, ktorá sa vykonáva často, napríklad denne tri krát,  v priemere to týždenne zaberie 3h 45min, mesačne 15h. Vybrať papier a založiť ho naspäť do kartotéky. Na mieste je otázka, či chcete hľadať informácie, alebo konať na základe informácií. Ak máte softvér, môžete nájsť informácie, ktoré potrebujete v sekundách. Nehovoriac o tom, že sprehľadníte databázy a zabránite strate dát (v tomto prípade napr. strate dokumentu).

Takéto zlepšenie prostredníctvom informačného systému vám umožní rýchle a efektívne riadenie podnikových aktivít. Uviedli sme si len veľmi jednoduchý príklad a samozrejme každý podnik má vlastné obchodné procesy a postupy a tým pádom aj oblasť pre zlepšenie, ktorú musí zvážiť predtým ako sa rozhodne pre konkrétne softvérové riešenie. Môže to byť softvér integrujúci už existujúce iné softvérové riešenia, softvér na mieru, upgrade systému, multi-platformové riešenie, mobilná aplikácia a pod. Podnikový informačný systém sa vždy odvíja od špecifických potrieb a charakteru podnikania. Investícia do softvéru by mala byť preto reakciou na nízku efektivitu obchodných procesov a dôraznou snahou na ich zlepšenie.

Podpora zákazníkov, partnerov a konkurencie schopnosť

Z vlastnej skúsenosti si predstavte vašu komunikáciu s potencionálnym či súčasným obchodným partnerom. Predstavte si, že riešite problém, zašlete mail a požadujete poskytnutie informácií. Ako na vás pôsobí, ak vám partner odpovie hneď, alebo so značným oneskorením? Rýchlosť odozvy vo vás môže vyvolať dôveru a pocit, že sa o vás a vaše problémy obchodný partner zaujíma, alebo naopak. Podpora zákazníkov a partnerov je dôležitým faktorom vytvárania úspešných obchodných vzťahov. Dobrý informačný systém vám pomôže promptne reagovať a vzbudzovať tak v partneroch pocit profesionality a dôvery. Rôzne funkcie informačných systémov, ako napríklad odosielanie pravidelných oznámení vašim klientom, zvýši vašu viditeľnosť. To vám prirodzene dáva výhodu nad konkurenciou. Veď nakoniec akého partnera by ste si vybrali vy ?

Riadenie podniku a jeho rast

Riadenie podniku sa stáva zložitejším, keď firma rastie a vy potrebujete mať prehľad a kontrolu nad procesmi. Kým malý podnik, povedzme ambulancia, potrebuje program, ktorý registruje pacientov a zásoby materiálu, väčšia firma, napríklad 200 zamestnancov, potrebuje celkom odlišný softvér či multiplatformové riešenia, ktoré zahŕňajú viac hlavných činnosti podniku vrátane financií, zásob, ľudských zdrojov, prebiehajúcich projektov, výrobnej prevádzky či dochádzky zamestnancov a pod.  Bez softvérového riešenia je takmer nemožné podchytiť všetky aktivity podniku a mať kontrolu nad ich plnením. Ak nemáte prehľad nad stavom minulým a súčasným je veľmi ťažké plánovať ten budúci a rast vašej spoločnosti je tak obmedzený. Na udržanie súčasného stavu a chodu podniku sú skrátka vynakladané príliš veľké náklady. Softvérové riešenie vám pomôže sprehľadniť a zefektívniť procesy, spraviť ich merateľnými a uľahčí vám tak plnenie vašich úloh. To vám umožní sa zamerať lepšie na plánovanie a rast spoločnosti.

Záver

Uviedli sme zopár dôvodov prečo všetky podnikateľské subjekty skutočne potrebujú softvér. Rozsah a povaha softvérových riešení ktoré spoločnosť potrebuje a požadované funkcie sa líšia v závislosti od činnosti spoločnosti a preto relevantných dôvodov na informatizáciu existuje omnoho viac. Dôležité je si uvedomiť, že softvérové riešenie má byť navrhnuté tak aby zlepšilo vaše podnikanie, preto musí vychádzať z vaších procesov, postupov a aktivít. Začnite preto analýzou vášho súčasného procesu. Ak ho správne zanalyzujete, budete schopní navrhnúť a naplánovať budúce procesy aj s informačným systémom, ktorý bude jeho zlepšením a priblíži vaše podnikanie k dosiahnutiu želaného cieľa.

Ak si s tým neviete rady, alebo nemáte jasnú predstavu ako zapracovať informačný systém do vášho želaného procesu, radi vám s tým v Partner Soft-e pomôžeme.  Informačné systémy koncipujeme v životnom cykle, ktorý postupne prechádza od analýzy až po implementáciu. Naši analytici majú dlhoročné skúsenosti a na základe spoločnej komunikácie s klientom zanalyzujú váš súčasný stav a podľa vašej predstavy toho budúceho, navrhnú jeho zlepšenie s podporou informačného systému.